忘年会の案内状の記載内容の説明文例/例文

1. 頭語と結語
案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

一般的な案内状には、頭語と結語を用います。

[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、頭語として「謹啓」。
結語として「敬白」など。

友人や家族などの親しい間柄の相手にあてた案内状であれば省略をすることもあります。
同じ社内の場合には、こうした頭語、結語は用いません。
 
2. 時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)

忘年会の案内状で、時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)を書く場合には、下記の例のような一文を用います。
 
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年も残すところあとわずかとなりました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。
 
3. 安否を尋ねる言葉

相手の安否を尋ねる文章を入れます。
例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。  
 
4. 日時・場所ほか

・インフォメーションとして下記の情報を載せます。

1)会場名

2)会場の住所、電話番号

3)日時

4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)

5)参加費用の有無、金額

6)事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。

7)その他
・上記の無料テンプレートにはオプションの文例は記載しておりませんが、もし駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装でおこし下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」など。

 
5. 返信の期限、締切日を明記
・○月○日までに返信をお願いしますなどと、返信の期限を書きます。
この案内状の目的は、「忘年会を行うことの通知」と「忘年会への出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。     

6. 幹事・事務局の宛先
  ・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。
へりくだって「○○○○行」と書きます。

 
 
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。

 
 
8. 幹事からのお願い

・上記の文例では、忘年会に不参加の人にメッセージをお願いしています。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。

 
 
9. 返信の差出し方法の説明

・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに(往信をつけたまま)そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。