１．飲み会の幹事を任されたら、まず下調べをして場所を決め、日時の予定を組みます。予定が組めたら、今度は飲み会の案内を出さなくてはなりません。飲み会の案内は、オフィスで全員がパソコンを利用している会社であれば、社内メールを利用します。もし全員がパソコンを利用していないという場合は、飲み会の案内は、社内メールに加え、プリントアウトして、それぞれの部署に手渡しする必要があります。忙しくてメールを見逃してしまう人もあるかもしれませんので、一番いいのは、両方をしておくことです。
２．では、実際の飲み会の案内の内容ですが、まず、案内状のトップにくるのは、飲み会の名前です。
新年会、忘年会、ＯＯさんの送別会、などです。もし年間行事の場合は、「何年度」と名前の最初にいれるといいでしょう。次に、飲み会の目的を書きます。送別会などは、目的は名前からして明らかですが、それでも、ひとこと、「何年勤めたＯＯさんを一緒に見送りましょう」などと付け加えると飲み会の案内も、気持ちの入ったものに見えます。
３．続いて、飲み会の案内に必ず記載しなければいけないのは、場所と日時です。場所は住所だけでなく、誰にでも分かりやすいように、地図を載せておくといいでしょう（インターネットで場所を検索すれば地図が見れるはずですので、それをコピーして案内に貼り付けます）。また、改札口のたくさんある駅を利用しなければいけない場合は、どの出口なのかも忘れずに、飲み会の案内に書いてください。
４．飲み会の案内に日付を記載するときですが、２４時間制で書くよりも（例えば18時など）、午後何時と記載することをお勧めします。これはとくに忙しい毎日を過ごしている人は、ぱっとメールをよんで、18という数字が頭に残り、それがいつか８に変わって、８時と思い込んでしまう、なんてこともあるからです（実際に私の友人でそういう経験がある人がいます）。飲み会の案内を書く際の第一条件は、誰にでも分かりやすいことです。
５．最後に、飲み会の案内を見る人の気を引くために、フォントタイプやサイズ、または色を使ったり、イラストと挿入したりと、工夫をして、飲み会の案内を見た人が、目をとめ、内容を読んで、「行ってみよう」と思うような案内にしましょう。前回の飲み会の写真、（送別会、歓迎会の場合は、主役の人の写真）を足してもいいかもしれません。