拝復
貴社ご繁栄の由お慶び申し上げます。このたびは弊社製品をお買い求めくださり、誠にありがとうございます。
さて、本日、さる4月2日付納品しました弊社製品XY－2の中で、不良品があるので、ご抗議の貴信を拝見しました。まずは、貴重なご意見をお寄せてくださいましたことに、深謝いたします。
この件については、貴社からのご苦情の連絡があった時点で、弊社の担当者が参上して調べました結果、個別の製品の色はサンプルと微妙な差があることは事実でありますが、不良品ではございませんので、どうかご安心ください。
製品の表面の色は保存する環境によって、微妙に変化する可能性がございます。しかしながら、性能にまったく影響しません。
弊社の説明不足のためにご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんでした。また、貴重なご意見に、改めて御礼を申し上げます。
敬具